+7 (499) 653-60-72 Доб. 817Москва и область +7 (800) 500-27-29 Доб. 419Федеральный номер

Передача документов бухгалтерских в архив

ЗАДАТЬ ВОПРОС

Вы уже зарегистрированы? Пожалуйста, авторизируйтесь, заполнив поля ниже. Или пройдите регистрацию. Забыли пароль?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, которые фиксируют факты осуществления хозяйственных операций. Частью третьей ст.

Хранение бухгалтерских документов: правила и сроки

Каждая организация обязана хранить бухгалтерские документы. Сохранность документов обеспечивает руководитель организации. В ходе деятельности любого предприятия образуется большое количество документов — договоры, внутренние локальные акты, бухгалтерские документы, налоговая отчетность, документы по кадрам и многие другие. Некоторые из них предприятие обязано хранить определенное количество лет, некоторые может уничтожить в случае их ненадобности.

При содействии специалистов Центрального государственного архива Республики Узбекистан и Управления по архивному делу г. Ташкента нами разработаны рекомендации по хранению бухгалтерских документов. Думаем, они будут практически полезны нашим читателям. Созданные на предприятии и полученные от партнеров первичные документы со временем теряют свое практическое применение и накапливаются в бухгалтерии.

Но это не означает, что их можно выбросить, уничтожить или сдать в пункт приема макулатуры. Первичные документы имеют свои сроки хранения, установленные законодательством. К примеру, документы, необходимые для определения объектов налогообложения и исчисления налогов, должны храниться не менее 5 лет ст. Такой же срок хранения применяется и к другим документам, связанным с организацией и ведением бухгалтерского учета ст. Для ряда документов установлены и более длительные сроки хранения.

К примеру, документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты, должны храниться не менее 75 лет. Руководитель организации обязан обеспечить сохранность документов в течение всего срока их хранения. Для этого из числа штатных сотрудников бухгалтерии приказом руководителя назначьте ответственное лицо, которое будет следить за комплектацией и сохранностью документов.

Если бухгалтерских документов много, можно назначить несколько ответственных лиц, каждое из которых будет отвечать за документы своего участка направления. Например, по хозяйственным договорам, входящим и исходящим счетам-фактурам, банковской документации и т. Первичные документы, обработанные бухгалтерией, комплектуйте по видам в отдельные папки или регистры. Поименуйте папки: например, документы по учету основных средств, по учету материалов, по учету труда и заработной платы и т.

Документы подшивайте в хронологическом порядке: снизу вверх. Это удобно, когда в папку необходимо добавить следующий документ с более поздней датой. Первичные документы по учету денежных средств кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами и другие необходимо переплести. В одной подшивке могут содержаться документы за месяц или за квартал в зависимости от их количества п.

Законченные делопроизводством исполненные, оплаченные и не используемые в текущей деятельности первичные документы, включенные в бухгалтерскую и налоговую отчетность, храните отдельно от текущих. При создании ведомственного архива нужно руководствоваться Типовым положениемо ведомственном архиве в органах государственной власти и управления, предприятиях, учреждениях и организациях Республики Узбекистан прил.

Не все предприятия имеют возможность создать ведомственный архив как отдельное структурное подразделение ограниченный штат, арендованный офис. Такие предприятия в зависимости от документооборота могут хранить документы в самой бухгалтерии либо выделить для этого отдельную комнату или ее часть. Если документы негде хранить, их можно сдать в архивные учреждения на временное депозитарное хранение.

Архивы оказывают такие услуги на платной договорной основе. Условия хранения документов должны отвечать противопожарным, охранным и санитарно-гигиеническим нормам в течение всего срока их хранения.

Не допускайте хранения документов в помещениях с высокой влажностью, не защищенных от прямого попадания солнечных лучей и атмосферных осадков. Во избежание порчи храните документы отдельно от химических, легковоспламеняющихся, горючих и взрывоопасных материалов. Место хранения оборудуйте специальными средствами хранения и перемещения документов: стеллажами, шкафами, сейфами и др. Обработанные электронные документы можно заархивировать и хранить на самом компьютере.

При этом желательно иметь их электронную архивную копию на внешнем носителе: USB-флешке, CD-дисках или съемном жестком диске. При этом в предусмотренных законодательством случаях например, при проверках контролирующими органами, при судебных разбирательствах и т. В частности, такие требования предъявляются к электронной финансовой и налоговой отчетности Положение, рег. Учитывая возможные форс-мажорные обстоятельства отсутствие электричества, интернет-соединения, порча электронного носителя и т.

Из налоговой и финансовой отчетности на бумажный носитель можно скопировать только годовые отчеты при отсутствии годовых — квартальные или месячные. Если сдавались уточненные расчеты, достаточно иметь копию последнего уточненного расчета за отчетный год. Каждый документ имеет свой срок хранения. Он зависит от значимости документа и его востребованности в будущем. К документам временного хранения относятся документы, имеющие определенный срок хранения — 1 год, 5, 10, 75 лет и т.

Документы постоянного хранения не имеют сроков хранения. Они бессрочные, их уничтожать нельзя. Такие же сроки хранения применяются и к налоговой отчетности ст. Сроки хранения документов для предприятий отдельных сфер деятельности утверждены их регуляторами вышестоящими организациями.

Например, сроки хранения документов:. Куда отдавать документы после ликвидации фирмы или ИП? Такой вопрос возникает очень часто. Любая организация, совершая процесс самоликвидации, сталкивается с большим количеством проблем, начиная от выплат задолженностей или сверки налоговых отчетов и заканчивая грамотным оформлением документации фирмы, а также определением места ее хранения.

Согласно законам РФ, документы ликвидируемой компании следует передать в распоряжение государственного или муниципального архива, при этом никакого значения не имеет официальный статус и конечная цель упраздняемого предприятия.

На сегодняшний день на территории России порядок мероприятий с документами при аннулировании фирмы регламентируют, помимо Гражданского Кодекса, следующие законодательные акты:.

Следует обязательно при ликвидации компании отправлять в архив документы постоянного хранения и по личному составу, срок действия которых равен 75 годам. Выполнение данного требования является крайне важным для уволенных работников, так как вышеуказанная документация — это единственное основание для начисления им в будущем пенсий, а также восстановления трудового стажа, в том числе и льготного.

Документы постоянного срока хранения то есть эти документы после закрытия или ликвидации организации руководитель обязан передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд РФ Государственный, городской или муниципальный архивы :.

Кроме того, в государственный архив должны быть переданы и документы временного хранения, которые продолжают быть в силе, ведь данная информация может оказаться значимой с юридической или экономической точки зрения. Стоит также подчеркнуть, что передача документации в упорядоченном виде осуществляется ликвидатором и только на основании соглашения, подписанного представителями архива и ликвидационной комиссии.

При упразднении компании первоочередное право на получение документации имеет фирма-правопреемник либо вышестоящее в отношении ликвидируемой организации предприятие. В случае если по закону таких учреждений нет, ликвидационная комиссия обязана обратиться в специализированный центр, в обязанности которого входит временное хранение документов по личному составу.

К сожалению, на текущий момент такие особые архивы созданы только в некоторых регионах страны, что существенно затрудняет деятельность не только государственной архивной организации, но и ликвидационного органа.

Так, согласно законодательным нормам, муниципальный архив обязан принять в распоряжение документы личного состава и постоянного хранения, однако при отсутствии свободных площадей на момент обращения он вправе отказать и разместить на своей территории бумаги временного срока. В подобной ситуации достаточно целесообразно воспользоваться услугами профессиональных архивных фирм, при сотрудничестве с которыми возникает куда меньше проблем. Крайне важно соблюсти при оформлении документов в архивную организацию все формальности.

Не следует забывать, что во время фактического вручения бумажного наследия компании ликвидационной комиссии, стоит подписать передаточный акт, согласно которому она получает все права по управлению делами. В последствие именно данный орган по аннулированию предприятия заключает договор с архивным центром, где прописывается отдельным пунктом, что финансовые затраты, связанные с подготовкой и последующим хранением документов, возлагает на себя ликвидируемая компания.

Вместе с тем, заключать соглашение не требуется источникам государственного комплектования, которыми чаще всего являются крупные ведомственные предприятия. Для выяснения, обладает ли компания подобным статусом, следует обратиться в соответствующий орган управления архивными делами. Таким образом, каждая компания, подвергающаяся ликвидации, обязана провести данную процедуру согласно всем нормативным актам и требованиям, поскольку от правильности действий напрямую зависит будущее бывших работников фирмы.

Надеюсь теперь вам стало более понятно, куда и каким образом сдаются документы после ликвидации фирмы или ИП. Организация, подобно живому организму, непрерывно взаимодействует с внешним миром и поддерживает многочисленные внутренние процессы: заключает договоры с контрагентами, принимает либо реализует товары и услуги, осуществляет разнообразные платежи, согласовывает и утверждает локальные нормативные акт.

Оформляется при этом множество документов , большинство из которых рано или поздно теряют текущую актуальность и отправляются в архив. Каждая организация придерживается собственной политики документооборота, однако следование общим рекомендациям, успешно применяемым на практике и подкрепленным правовыми нормами, позволяет максимально оптимизировать архивное дело и избежать возможных проблем в будущем.

Весь массив документации, накапливаемой организацией в процессе ее деятельности и подлежащей хранению, подразделяется на несколько категорий:. В более широком смысле все документы, которыми располагает организация, можно поделить на две группы : документация, делопроизводство по которой окончено, и бумаги, все еще участвующие в каком-либо актуальном деловом процессе. Одна из основных задач ответственного за ведение архива сотрудника заключается в грамотном распределении имеющихся документов по соответствующим делам и их своевременном дополнении вновь оформляемой документацией.

Для максимальной структуризации имеющихся в распоряжении юридического лица документов применяется специальная сводная номенклатура, в которой отражаются названия всех дел с указанием сроков их хранения. Документы в делах обычно группируются по типам и распределяются по отдельным папкам.

Пунктом 3. Основных Правил работы архивов организаций, одобренных в г. Архивируются организованные в соответствии со сводной номенклатурой дела на срок, зависящий от вида составляющей их документации. Так, учредительные документы сохраняются в течение всего срока существования юридического лица, а в случае его ликвидации подлежат передаче в государственный или муниципальный архив. Часть бухгалтерской отчетности также подлежит бессрочному хранению, тогда как для первичной документации срок ограничен 5 годами.

Самый длительный период архивации предусмотрен для кадровых документов — например, ведомости о величине заработной платы должны храниться 75 лет , такой же срок установлен для трудовых договоров и личных карточек работников. Помимо правовых норм в части ведения архивов, закон также предусматривает ответственность должностных лиц и организаций за допущенные в этой области нарушения. Штраф в таком случае не превышает руб , однако полное или частичное отсутствие обязательной к хранению документации может привести к куда более серьезному взысканию — до руб.

Отдельные положения об архивации бухгалтерских документов обозначены в предписании Минфина СССР, утвержденном еще в г. Исчерпывающий перечень документов, оформляемых на всем протяжении существования организации наряду со сроками их хранения, представлен в Приказе Минкультуры России от Свод уже упомянутых выше Правил работы архивов организаций содержит подробный перечень рекомендаций, касающихся всех аспектов такой деятельности.

Сформированные дела как правило перемещаются в архив не позднее 3 лет с момента завершения отраженных в них хозяйственных процессов. Порядок хранения и выдачи документов устанавливается в соответствии с утвержденным внутренним регламентом на основе нормативных требований и рекомендаций. Обратиться в архив за получением определенной документации может любой сотрудник организации, а также стороннее предприятие. Для этого необходимо оформить заявку, а факт передачи документов во временное пользование отразить в специальном журнале.

По внешнему запросу дела выдаются на срок не более 3 месяцев , при этом оформляется акт в двух экземплярах. Для внутреннего пользования продолжительность работы с архивными документами ограничена 30 днями , но по заявлению ответственного сотрудника, при условии сохранности дел, обозначенное время может быть продлено еще на месяц.

Процедуру оформления и передачи дел на хранение можно разбить на несколько основных этапов :. Следует отметить, что сдаче в архив обычно подлежат документы, имеющие период хранения не менее 10 лет. Остальная документация может храниться непосредственно в отделах и передаваться на уничтожение, как только истечет предусмотренный законом срок.

Какие бухгалтерские документы сдаются в архив

Каждая организация обязана хранить бухгалтерские документы. Сохранность документов обеспечивает руководитель организации. В ходе деятельности любого предприятия образуется большое количество документов — договоры, внутренние локальные акты, бухгалтерские документы, налоговая отчетность, документы по кадрам и многие другие. Некоторые из них предприятие обязано хранить определенное количество лет, некоторые может уничтожить в случае их ненадобности.

Порядок хранения, передачи в архив и уничтожения первичных документов

На любом предприятии хранятся разнообразные документы. Самые важные моменты, о которых следует помнить: предприятия обязаны соблюдать сроки хранения документов, установленные законодательно; прежде чем уничтожить документы, необходимо провести их экспертизу; непроверенные ГФС первичные документы уничтожать нельзя. Подробнее об этом и других правилах читайте дальше. Кто отвечает за хранение документов? Предприятие должно самостоятельно обеспечить надлежащее хранение первичных документов и регистров бухучета.

Ответственность за сохранность бухгалтерских первичных документов после их обработки в бухгалтерии, а также учетных регистров отчетности на протяжении установленных сроков, но не менее 3 лет, возложена на руководителя предприятия. Требования, относительно хранения бухгалтерских документов изложены в п. Все документы отчетного года по 31 декабря после сдачи годового отчета должны сдаваться в архив. Для хранения документов на предприятии следует выделить специально оборудованное помещение или его часть , которое обеспечит сохранность документов до окончания установленных сроков их хранения. Хранение первичных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности, передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия. За бланками строгого учета должен быть особый контроль.

Для того, чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив — самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения. При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через три года после их завершения.

Документооборот - это движение документов от момента их составления или получение от других предприятий, организаций , обработки и использования по назначению в определенный период времени и до передачи в архив. Главная задача документооборота - ускорение движения документов, и чем короче и быстрее будет организован этот процесс, тем он будет эффективнее, и пользователи смогут вовремя получить информацию для при ийняття ре. Документооборот на каждом предприятии устанавливается главным бухгалтером и является обязательным для всех работников предприятия.

Сдача документов в архив

Законченные в делопроизводстве документы группируют в дела в соответствии с номенклатурой дел, согласованной и утвержденной в порядке, рассмотренном в разделе 5 этого спецвыпуска см. При этом, как правило, дела на предприятии формируют децентрализованно, т. Однако если объем документооборота на предприятии до 10 тыс.

Законченные делопроизводством дела постоянного и длительного свыше 10 лет хранения, а также по личному составу подлежат сдаче в архив предприятия для хранения и последующего использования. Их передача осуществляется только по описям дел. Дела же временного хранения до 10 лет включительно могут сдаваться в архив предприятия по решению руководителя.

Вопрос 5 :Порядок хранения и передачи бухгалтерских дел в архив.

Во время работы организации накапливается много первичных документов. Их нужно собирать, хранить, и ни один нельзя выкинуть раньше срока. Как организовать хранение документов, не проштрафиться и не утонуть в бумагах, расскажем в этой статье. Нет единого документа, в котором была бы собрана вся информация о том, как и сколько нужно хранить документы. Поэтому приходится руководствоваться несколькими нормативными актами, которые иногда противоречат друг другу. Обязанность хранить данные бухгалтерского и налогового учета прописана и в Налоговом кодексе РФ пп.

Хранение первичных документов: общие положения, сроки хранения, ответственность

Юpидическиe пpоекты", целью сoздaния котopой являетcя пpeдостaвлениe нaселению. Все виды юридических услуг 2 Избранное Подробнее 4 Избранное Подробнее Иркутск Составление исков. Составление исков в суд, претензий. Избранное Подробнее Евгений: Неустойка с недобросовестного застройщика Избранное Подробнее Избранное Подробнее Иркутск Все по недвижимости.

Специалист по операциям с недвижимостью, оказывает услуги по всем вопросам связанными с недвижимостью в любом районе г.

Хранение и уничтожение документов хоздеятельности | Дебет-Кредит рус передачи бухгалтерских документов в архив, предусматривая только в п.

В Екатеринбурге 707 юридических фирм. Больше всего юристов располагаются на улице Малышева. Многие оказывают первичную консультацию онлайн бесплатно и указывают стоимость своих услуг (от 300 руб).

Из них 204 оказывают услуги в выходные.

На безвозмездной основе Мосюрцентр проверяет и анализирует самостоятельно составленный ими иск, подсказывает человеку что нужно исправить и разъясняет порядок подачи искового заявления. Кроме собственно исковых заявлений, готовит встречные иски, пишет отзывы и возражения на .

Для доступа к сведению о транспортном средстве пользователю нужно будет пройти авторизацию на портале. Как обнаружить улики на автомобиле Для обнаружения улик проводится осмотр ТС, обычно его проводят следователь и криминалист. Могут привлекаться другие специалисты: автотехник; судебный медик; трассолог.

К счастью для них, сложив. Самые счастливые люди - бездетные, незамужние женщины, говорят эксперты Николас Карлсон, главный редактор The Business Insider, заявил в своем Twitter со ссылкой на исследования, проведенное специалистами по поведению, о том, что самыми счастливыми людьми на планете являются в основном бездетные, незамужние женщины.

Эксперты определили самые популярные российские города для медицинского туризма Самым популярным российским городом для медицинского туризма стал Санкт-Петербург.

Проводится экспертиза, заключение которой следует приложить к исковому заявлению либо к встречному иску. Судебные приставы в обязательном порядке принимают этот документ к материалам дела.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Эмма

    Чувствуется, что тема автору не совсем близка.

  2. Лилиана

    Я считаю, что Вы допускаете ошибку. Могу отстоять свою позицию. Пишите мне в PM, поговорим.

  3. Ананий

    По моему мнению Вы допускаете ошибку. Пишите мне в PM, пообщаемся.

  4. Елизавета

    такой пост и распечатать не жалко, редко такое найдешь в инете, спасибо!

  5. prerenazean

    По правде говоря, сначала не очень то до конца понял, но перечитав второй раз дошло - спасибо!